Digitalisierung im Kleinen

Digitalisierung im Kleinen

Die Digitalisierung – ein Schlagwort, das in aller Munde ist und das nun auch beim Mimo e.V. Einzug gehalten hat. Etwas ziemlich Abstraktes wurde in unseren Arbeitsalltag integriert und wird bald nicht mehr wegzudenken sein. 

Angefangen hat alles mit der Datenschutzgrundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist. Aufgrund dessen haben der Vorstand und die Leitung die laufenden Prozesse hinsichtlich der neuen Regelungen genau unter die Lupe genommen und angepasst. 

Gerade in kleinen Vereinen, die, wie beim Mimo e.V., von Eltern ehrenamtlich geführt werden, ist es wichtig klare und einfache Prozesse, sowie eine unkomplizierte Zusammenarbeit zu gestalten. Viele neue Technologien bieten diese Möglichkeiten – doch sind sie auch sicher genug? Immerhin arbeitet man mit vielen sensiblen Daten, der einem anvertrauten Fachkräfte und Kinder. Da wäre eine Datenpanne der Supergau. 

Digitalisierung bedeutet, dass mehr und mehr Informationen digital vorliegen. Diese gilt es zu verwalten und möglichst einfach zugänglich zu machen.

Zum Glück hatten wir eine gute Beratung von Fachpersonen und haben eine für Mimo passende, günstige und sichere Lösung gefunden. Wir haben uns für die Datenaustauschplattform Nextcloud entschieden. Dabei handelt es sich um eine OpenSource-Software, deren Quellcode einsehbar und somit überprüfbar ist. Außerdem ermöglicht die Lösung den einzelnen Parteien, wie z. B. den Vorstandsmitgliedern und der Leitung auf gemeinsame Daten sicher und von überall zuzugreifen.

Durch entsprechende Berechtigungskonzepte kann genau gesteuert werden, wer Einsicht in welche Dokumente braucht und diese dann auch bekommt. Wichtig ist natürlich auch, wo die Daten liegen. Hier haben wir einen deutschen Hostinganbieter ausfindig gemacht, der viel Wert auf Datenschutz und Sicherheit legt, sowie grüne Rechenzentren betreibt. Im Zuge der Umstellung haben wir auch unsere Webseite auf den neuen Hostinganbieter umgezogen, bzw. neu gebaut.

Auf dieser Basis gibt es die Möglichkeit weitere Funktionen einzubinden, wie eine gemeinsame E-Mail-, Aufgaben- und Kalenderverwaltung, Office-Anwendungen oder eine Reihe spezieller Apps. Darüberhinaus kann man die Ordnerverwaltung dazu nutzen, um einen sicheren, individuellen Austausch zwischen Klienten oder Behörden und der Einrichtung zu schaffen. 

All diese technischen Veränderungen wurden von Fachleuten ehrenamtlich durchgeführt. Aline Sommer hat schon viele Webseiten zum Fliegen gebracht und bei unserer u. a. die Sicherheitsstandards geprüft. Und Michael Erlekam, leitender Berater und Niederlassungsleiter in München bei der esentri AG, hat die Themen Hosting, Datenaustausch und Webseite für uns konzipiert und umgesetzt. Wir möchten uns hiermit nochmal recht herzlich für die großartige Hilfe bedanken! 

Für Interessierte haben wir hier eine Installationsanleitung hinterlegt.

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